Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie.
Article 2 - Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil.
Si vous souhaitez confier vos processus de numérisation à des prestataires qualifiés, nous pouvons vous conseiller.
Le service "www.copie-fiable.com" travaille avec des partenaires professionnels de la numérisation. Ils respectent notre charte qualité et s'engagent à vos côtés pour produire des copies fidèles de vos documents papiers.
Ils organisent la collecte de vos documents papiers, puis numérisent les documents dans leurs ateliers spécialisés ou chez vous. Ils produisent la documentation nécessaire à la description du processus de création des copies fidèles. Cette description est alors envoyée au service www.copie-fiable.com" permettant alors de démarrer le processus de création des copies fiables.
Ils contractualisent avec vous les engagements pour la génération des copies fidèles et s'engagent à envoyer les copies fidèles au service de génération des copies fiables.
Vous n'avez dans ce cas rien à faire puisque votre partenaire réalise la prestation complète de génération des copies fidèles sur la base d'une convention de numérisation qu'il aura mis en place avec vous.
Vous pourrez par la suite envoyer vos copies fiables engageantes à vos tiers en leur permettant de vérifier l'authenticité de la copie sur le site www.copie-fiable.com.
Pour obtenir la liste de nos partenaires qualifiés pour la fourniture des services de création des copies fidèles, contactez votre interlocuteur commercial chez Spark Archives. Il vous demandera votre localisation géographique, la typologie des copies fidèles à produire, la volumétrie afin de vous orienter vers le ou les partenaires les plus adaptés à vos contraintes.
ATTENTION: Un prestataire certifié NF 544 n'est pas obligatoirement qualifié pour générer des copies fidèles sur le service www.copie-fiable.com. Renseignez-vous et demandez-nous la liste des prestataires qualifiés par le service www.copie-fiable.com. seuls les prestataires qualifiés par nos services s'engagent à générer des copies fiables sur les service www.copie-fiable.com.
Puis-je utiliser un copieur multifonctions pour scanner mes documents ?
OUI si vous le souhaitez.
N'oubliez pas de spécifier la marque, le modèle et les réglages mis en place dans la documentation.
Utilisez de préférence un MFP d'une de nos partenaires qualifiés. Vous gagnerez du temps et sécuriserez vos processus de numérisation.
Puis-je faire numériser mes documents par un prestataire de services ?
OUI
Nous vous conseillons un prestataire qualifié par "copie-fiable.com" pour obtenir les garanties que vos copies fiables pourront être par la suite vérifiées par des tiers.
Puis-je créer des copies fiables avant d'avoir déposé la description du procédé de reproduction sur www.copie-fiable.com?
NON
Vous devez déposer un fichier de description du procédé de reproduction sur www.copie-fiable.com avant toute demande de génération de copie fiable. Ce fichier doit être au format PDF et doit comporter une date antérieure aux premières copies fiables.
Puis-je vous demander conseil pour constituer et/ou valider le document de description de mon procédé de reproduction?Découvrir les packs Conseil Découvrir les forfaits CFaaS
OUI
Vous pouvez souscrire à l'un de nos packs Conseil
Nous vous proposons plusieurs formules d'accompagnement pour constituer ou valider vos processus de numérisation et la documentation associée. Nos experts partenaires vous accompagnent en participant selon le besoin à la validation, à la constitution ou à l'accompagnement complet de votre projet. Ces packs sont facultatifs.
Vous souhaitez être contacté par nos experts pour en savoir plus sur nos packs Conseil.
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